File di riferimento

A cosa servono i file di riferimento

I file di riferimento sono il modo più rapido per far parlare Pip la tua lingua. Oltre alla conversazione, al tuo schermo e alle conoscenze generali, Pip risponde con i tuoi prezzi, i tuoi prodotti, le tue clausole e le tue procedure. È questo che trasforma un suggerimento nella risposta che avresti dato tu, nella tua giornata migliore.

I file di riferimento appartengono a una modalità. Una modalità di vendita può contenere il listino e le schede prodotto; una di consulenza il contratto tipo e il tariffario. Così ogni call ha a disposizione esattamente i documenti che le servono.

Aggiungi file a una modalità

1. Apri la finestra principale di TellPip con ⌘ ⇧ T e seleziona Modalità nella barra laterale, poi scegli la modalità che vuoi arricchire.
2. In File di riferimento, aggiungi i documenti che Pip deve consultare in quel tipo di call.
3. TellPip li legge e li indicizza in pochi istanti, direttamente sul tuo computer. Appena compaiono nell’elenco sono pronti per la tua prossima domanda.

Mantenere i documenti aggiornati è semplicissimo: per rimuovere un file, eliminalo dall’elenco; per aggiornarlo, sostituisci la vecchia versione con la nuova.

Formati e dimensioni

• Formati: PDF, Word (.docx), testo semplice, Markdown, CSV, JSON, HTML e RTF. Per un foglio di calcolo, esporta il foglio in CSV o PDF.
• Dimensione: fino a 20 MB per file. Per ogni documento Pip legge fino a 400.000 caratteri di testo, circa 130 pagine: i manuali più lunghi dividili in capitoli, così ogni parte viene letta.
• Quanti: fino a 15 documenti, contando tutte le modalità, con Solo, Tutto compreso, la prova gratuita e il pacchetto 5 ore. Con Enterprise i documenti sono illimitati.

Quando con Solo raggiungi i 15 documenti, TellPip ti propone di sostituirne uno oppure di passare a Enterprise, per una knowledge base senza limiti.

Consigli per un caricamento ottimale

• Usa uno dei formati elencati sopra. Se il tuo documento è in un altro formato, esportalo in PDF o Word e aggiungilo in un attimo.
• Mantieni ogni file entro i 20 MB: per i documenti più corposi, dividili in parti o esportali senza immagini.
• Preferisci documenti con testo selezionabile, come i PDF esportati dall’originale: Pip li consulta con la massima precisione. Le pagine scansionate e le immagini non contengono testo da leggere: se hai solo una versione scansionata, passala prima in un programma di riconoscimento del testo (OCR).

Come li usa Pip

Quando fai una domanda, Pip usa da solo i documenti della modalità attiva, senza bisogno di nominarli:

• se i documenti della modalità sono brevi, Pip li ha tutti sott’occhio e risponde con il quadro completo;
• se sono tanti o lunghi, Pip sceglie i passaggi che rispondono alla domanda e lavora su quelli;
• con Smart, Pip si concentra sempre sui passaggi più pertinenti, per ragionare su ciò che conta.

Perché Pip veda tutti i documenti di una modalità insieme, tienili in tutto entro circa 150.000 caratteri, una cinquantina di pagine di testo. Oltre, resta tutto disponibile: Pip va semplicemente dritto ai passaggi giusti.

La ricerca per significato è uno dei punti di forza di TellPip: Pip trova il passaggio giusto anche quando il cliente usa parole diverse da quelle scritte nel documento.

Consigli per risposte eccellenti

• Dai ai file nomi chiari, come «Listino 2026»: Pip può citarli nelle risposte, e tu li riconosci a colpo d’occhio.
• Usa titoli e un argomento per file: listino, scheda dei servizi e domande frequenti rendono meglio come tre file che come un unico documento lungo.
• Nelle tabelle dai a ogni colonna un’etichetta chiara e scrivi i prezzi con la loro unità («49 € al mese a persona»), così Pip li cita con esattezza.
• Metti per iscritto le risposte che dai più spesso, come quelle alle obiezioni frequenti: Pip te le suggerirà con le tue parole.
• Preferisci documenti con testo e tabelle alle slide composte soprattutto da immagini.
• Associa ogni documento alle modalità in cui serve davvero.
• I nomi di prodotti e clienti nei tuoi file arricchiscono anche la trascrizione: TellPip impara i termini dai tuoi documenti. Vedi Vocabolario.

Esempio: una modalità di vendita

Un team commerciale potrebbe affidare alla sua modalità «Prima call» tre file: il listino in vigore, una presentazione del prodotto di due pagine e le risposte alle dieci obiezioni più frequenti. Quando il cliente chiede «C’è uno sconto per cinquanta licenze?», Pip trova i prezzi a volume nel listino e suggerisce la risposta, citando il documento. Il commerciale risponde con sicurezza, senza cercare nulla e senza perdere il filo della conversazione.

Prossimi passi

Vuoi rispondere da tutta la tua knowledge base? Con Enterprise puoi collegare un’intera cartella, Notion, Google Drive, OneDrive o SharePoint, e condividerla con il team. Vedi Fonti collegate.